Epic Smart yazılımı, en başta da belirtildiği üzere bir finans veya muhasebe programı değildir. Fakat abonelerinize çeşitli bedelleri (örneğin sayaç bedeli, aidat vb.) yansıtmak için "tahakkuk" oluşturma gibi işlemler yapabilmektedir.
Bu özellik sayesinde, belirlediğiniz bir bedeli abonelerinize taksitli veya tek seferlik bir borç olarak atayabilirsiniz. Aboneleriniz kredi yüklemeye geldiklerinde, sistem bu borcun taksitini ödenecek toplam tutardan otomatik olarak keser.
1. İşlem Kalemi Tanımlama
Bu sürece başlamadan önce, neyin bedelini alacağınızı tanımlayan bir "İşlem Kalemi" oluşturmanız gerekir. Bunun için menüden Tanımlamalar → İşlem Tanım menüsünü açalım.
Bu ekranda sol taraftan yeni bir işlem kalemi tanımlayabilirsiniz:
- İşlem Kalem Adı: Borçlandırmaya bir isim verin (Örn: "Sayaç Bedeli", "Abonelik Ücreti").
- İşlem Tipi: Seçeneklerden uygun olanı seçin.
- Tutar: Yansıtılacak toplam bedeli bu kısma girin.
- KDV Oranı: Tutar üzerinden KDV uygulanacak ise oranını girin.
- Faiz: Ödemede gecikme olması durumunda faiz uygulanmasını sağlayabilirsiniz.
- Maksimum Taksit Sayısı: Bu bedelin en fazla kaç taksitte ödenebileceğini belirleyin.
Tanımlamalar bittikten sonra sol alttaki Kaydet butonu ile işlem kalemini kaydedebilirsiniz.
2. Toplu Tahakkuk Planlama (Tarife Bazlı)
İşlem kalemini tanımladıktan sonra, bu borcu belirli bir tarifedeki tüm abonelere aynı anda uygulamak için Cari İşlemler → Tahakkuk Planlama menüsünü kullanabilirsiniz.
Bu ekranda öncelikle, yukarıdaki kutucuktan hangi tarifeye bağlı abonelere tahakkuk uygulanacağını seçin. Ardından "Yeni Fatura Oluştur" seçeneğine tıklayın.
Açılan bu bölümden sağ tarafta yer alan Kalem Ekle butonuna tıklayın.
Açılan küçük ekranda, daha önce tanımladığınız işlem kalemini listeden seçin, uygulanacak taksit sayısını belirtin ve Kalem Oluştur butonuna tıklayın.
Bu işlem, borçlandırmayı oluşturacaktır. Son olarak, ekranın sağ alt tarafında bulunan Kaydet butonuna basarak bu borç planını seçili tarifedeki tüm abonelere uygulayabilirsiniz.
Bu işlemleri yaptıktan sonra, "Vezne Tahsilat" ekranında borçlandırılan bir abonenin kartını okuttuğunuzda, taksit borcu yandaki gibi "Ödenmemiş Faturalar" kısmında görünecektir.
Siz aboneye yeni kredi yüklemesi yaparken, sistem bu taksit tutarını yüklenecek kredinin toplam bedelinden otomatik olarak kesecektir.
3. Bireysel Borç Tahakkuk
Eğer borçlandırmayı bir gruptaki tüm abonelere değil de sadece tek bir aboneye veya birkaç aboneye ayrı ayrı yapmak isterseniz, Cari İşlemler → Borç Tahakkuk menüsünü kullanabilirsiniz. Bu ekranda abone kartını okutarak veya listeden abone seçerek, yukarıda anlatılan "Yeni Fatura Oluştur" adımlarını sadece o abone için uygulayabilirsiniz.
4. Fatura İzleme
Abonelere ait oluşturulmuş tüm faturaları (borçları) ve bu faturaların ödenme durumunu takip etmek için, Cari İşlemler → Fatura İzleme Penceresi menüsünü kullanabilirsiniz. Bu ekranda abone seçerek tüm fatura geçmişini ve detaylarını görebilirsiniz.